 |
Kundvagnen är tom |
Projektplan - så gör du
Checklista för effektiv projektplanering
• Ta reda på så mycket som möjligt vid första mötet med projektansvarig. Förstår du syftet? Finns det bakomliggande syften som du inte fått reda på? Vad kan du ta reda på om problembilden? Har projektet status i organisationen?
• Innan du tackar ja, gör en bedömning om ramarna är realistiska både vad gäller tid och budget
• Se till att projektunderlaget är väl underbyggt, att det har ledningens stöd och tillräckligt med resurser
• Begränsa projektgruppens storlek så att det inte blir för tungarbetat i projektplaneringen
• Börja dokumentera tidigt i din projektplan
• Ta tillvara dina resurser! Och dina viktigaste resurser, det är dina medarbetare så klart. Det är ju de som ska göra jobbet!
• Ditt första möte med projektgruppen är mycket viktigt. Det är redan här du skapar en gemensam plattform för ert arbete - projektplanen. Men det är också här du ska skapa gruppkänsla och motivera dem så att projektet får en flygande start. Låt alla i projektgruppen veta vad du förväntar dig av dem
• I starten behöver du dels klargöra dina förväntningar på gruppen, dels behöver gruppen få komma till tals med sina förväntningar på dig.
• Diskutera vid något av era första möten vilka spelregler ni ska ha i projektplaneringen. Se till att ni alla är överens om dem och att de är så konkreta att ni verkligen kan använda dem. Gå regelbundet tillbaka till dem och se över om ni följer dem. Hänvisa till dem om något inte fungerar som det ska.
• Någon form av kickoff är ofta bra för stämningen i gruppen. Välj vilken form av kickoff som du ska ha, beroende av vilka resurser du har, hur länge gruppen ska arbeta ihop och om de känner varandra innan.
• Gör tids- och aktivitetsplaner som en viktig del i projektplanen
• Formulera målet så att det blir en tydlig bild för alla i projektgruppen. Skapa dialog så att du vet att alla medlemmar i projektet är medvetna om målet och den betydelse projektet har
• Håll koll på att du håller alla berörda informerade om projektplaneringen
• Våga kritisera när det behövs. Var mycket tydlig och kritisera sak - inte person. Uppmuntra framför allt den andre personen att själv hitta en lösning. Kom ibland med konkreta egna förslag: "jag skulle vilja föreslå att...". Var så rak och enkel som möjligt, utan att vara aggressiv. Försök att sätta dig in i den andres situation. Kom ihåg att ditt mål är att förbättra verksamheten. Därför är det nästan alltid bäst att framföra kritik enskilt, och inte framför andra. Utgå gärna från dig själv, och inte från vad någon har sagt: "jag upplever att..".
• Träna dig att ta mot kritik och kom ihåg att det alltid är bättre att den framförs till dig än bakom din rygg. Ta kritiken på allvar. Slå inte bara ifrån dig, även om du inte håller med. Fråga gärna om du inte förstår. Be om klargörande om något är otydligt. Är kritiken orättvis? Det kan förstås hända, men varför uppfattar då dina medarbetare dig så? Har du gjort något som missuppfattats?
• Du kan inte vara den perfekta projektledaren eftersom det inte finns perfekta människor (även om en del vill tro att de är det…) Tacka och ta mot - att få kritik är ett utmärkt sätt att utveckla sig.
• Projekt kräver god projektplanering av dig som projektledare. Kasta dig inte in i projektet utan planering, men var inte heller alltför sträng i din planering. Du behöver vara flexibel när det händer något som ändrar förutsättningarna.
• Kom ihåg att kontinuerligt stämma av med projektansvarig, så att du vet att du gör rätt saker. Det är bra om projektet kan brytas ner i konkreta delmål som kan stämmas av och följas upp.
• Kom ihåg att motivera och entusiasmera gruppen. Det gör du till exempel genom att följa upp det jobb som behövs, att slösa med dina tack och med uppskattning för väl utfört jobb.
• Projektmöten är många gånger odrägligt långa och odrägligt tråkiga. Skippa de onödiga och styr upp de nödvändiga! Se till att alla håller sig till ämnet och att ingen avbryter någon annan. Se till att alla ägnar sig åt mötet och att alla kommer i tid. Om diskussionerna tar alltför lång tid, eller snöar in på fel spår, avbryt.
• Någon annan än du ska föra protokoll. Det är svårt – eller snarare omöjligt - att leda ett möte och samtidigt föra anteckningar från det. Gör gärna en kort utvärdering i slutet av mötet. Vad har varit bra idag? Vad kan vi förbättra till nästa gång?
• Projektprotokoll kan vara ett formellt protokoll, eller bara enkla minnesanteckningar. Låt föregående protokoll bli en stående punkt på alla möten. Kolla upp att allt som skulle göras har gjorts. I protokollet bör det stå vem som ska göra vad, hur beslutet ska följas upp och hur man ska informera om beslutet. Efter mötet är det viktigt att protokollet renskrivs och skickas ut till alla som var med. Gör det så fort som möjligt, helst samma dag.
• En bra projektledare ska vara målinriktad, kunna hantera förändringar, vara bra på att kommunicera, våga ta tag i problem och våga fatta beslut, vara uthållig och inte ge upp i första taget. Påminn dig om det ibland! Men låt det inte bli en stressfälla. Du ska inte försöka vara den omöjligt perfekta projektledaren. Lär dig i stället av det som händer. Vad lyckas du med? Vad ska du fortsätta göra och vad ska du göra annorlunda i fortsättningen?
Tips
Om du gillade den här artikeln kommer du verkligen att tycka om den här konkreta guiden
Många läsare av den här artikeln har också läst:
Hur man kommer bättre överens med andra på jobbet
Så blir du bättre på att ta kritik
Hur du blir bättre på att sälja in idéer
Fler smarta tips
Prenumerera på vår gratis tipsbrev som du kan få som inspiration direkt i e-posten. Läs om dem och prenumerera gratis på den här sidan.
Läs ännu fler tipsartiklar - titta i menyn till vänster
Rekommendera Projektplan-projektplanering.se till upp till 5 vänner!
Oroa dig inte - vi kommer inte att sälja dina vänners adresser eller använda dem till att skicka ut
något åt dem. 
Fyll i dina vänners e-postadresser nedan och klicka sedan på "Skicka" för att tipsa dem om sajten Projektplan-projektplanering.se!